Ingin mempelajari cara menggunakan Zoom?
Dengan tim di seluruh dunia yang bekerja dari jarak jauh selama pandemi COVID-19, alat konferensi video seperti Zoom menjadi sangat populer.
Namun, jika Anda belum pernah menggunakan Zoom sebelumnya, memahaminya mungkin sulit!
Tapi Jangan khawatir.
Artikel ini adalah panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda memulai Zoom dengan cepat. Kami juga akan membahas fitur dan harga utama alat untuk membantu Anda menentukan apakah itu alat video yang tepat untuk Anda dan tim Anda.
Selain itu, kami akan menyoroti tiga kiat untuk membantu Anda melakukan rapat virtual yang efektif.
Mari Kita mulai.
Apa Itu Zoom?
Zoom adalah alat konferensi video berbasis cloud yang memungkinkan Anda mengadakan rapat virtual satu lawan satu atau tim dengan mudah. Dengan fitur audio, video, dan kolaborasi yang kuat, alat komunikasi jarak jauh ini menghubungkan anggota tim jarak jauh satu sama lain.
Fitur utama Zoom meliputi:
- Obrolan dan konferensi video HD
- Konferensi audio menggunakan VoIP (Voice over Internet Protocol)
- Pesan singkat
- Latar belakang virtual untuk panggilan video
- Berbagi layar dan papan tulis kolaboratif
- Hosting webinar video
Cara Menggunakan Zoom Meeting (Panduan Langkah demi Langkah)
Zoom sangat memudahkan siapa pun untuk menyiapkan dan melakukan rapat virtual – tetapi jika Anda belum pernah menggunakan alat tersebut sebelumnya, ini masih bisa rumit.
Untuk membantu Anda, berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan Zoom Meetings dengan cara yang benar.
Kami akan membahas langkah-langkah untuk platform desktop dan seluler di:
- Bagaimana Memulai Dengan Zoom
- Cara Mengatur Rapat Zoom
- Cara Bergabung dengan Zoom Meeting
- Bagaimana Menjadwalkan Rapat
- Cara Merekam Rapat
A. Bagaimana Memulai Dengan Zoom
1. Untuk Desktop
Langkah 1: Untuk memulai Zoom, buka situs web mereka, dan klik tombol “SIGN UP” yang ada di pojok kanan atas layar.
Langkah 2: Anda memiliki dua opsi untuk membuat akun Zoom.
Anda bisa:
- Buat akun baru menggunakan alamat email kantor Anda.
- Masuk menggunakan SSO (Single Sign-On) atau akun Google atau Facebook Anda.
Jika Anda menggunakan Zoom untuk tujuan kerja, sebaiknya daftar menggunakan alamat email kantor Anda.
Langkah 3: Zoom sekarang akan mengirimi Anda email dengan tautan konfirmasi.
Klik tautan itu untuk pergi ke Zoom’s Sign Up Assistant dan masuk menggunakan kredensial Anda.
Langkah 4: Unduh aplikasi desktop / klien Zoom dari situs web Zoom untuk akses mudah.
2. Untuk Seluler
Langkah 1: Unduh aplikasi Zoom iOS atau Android dari App Store / Play Store.
Langkah 2: Daftar atau masuk ke Zoom dengan mengikuti petunjuk di layar yang mirip dengan proses desktop.
B. Cara Mengatur Zoom Meeting
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menyiapkan rapat Zoom dengan mudah:
1. Untuk Desktop
A. Memulai Zoom Meeting
Langkah 1: Masuk ke akun Zoom Anda.
Langkah 2: Arahkan kursor ke atas tombol “Host a Meeting” di pojok kanan atas layar, dan pilih salah satu opsi berikut:
- Dengan Video On
- Dengan Video Off
- Hanya Berbagi Layar
Langkah 3: Situs web akan mengarahkan Anda ke aplikasi Zoom dan memulai rapat. Di sini, Anda dapat mengedit pengaturan rapat atau menyalin “invitation URL” yang Anda kirim ke para peserta.
Catatan: Anda juga dapat memulai rapat dengan cepat melalui aplikasi desktop dengan mengikuti instruksi yang kami daftarkan untuk perangkat seluler nanti.
B. Menambahkan Peserta
Langkah 1: Mulai rapat baru di aplikasi desktop Zoom.
Langkah 2: Di layar rapat baru, klik tombol “Invite” pada bilah alat di bagian bawah.
Langkah 3: Di sini, Zoom akan memberi Anda opsi untuk Salin URL atau Salin Undangan. Anda dapat mengirimkannya ke peserta melalui teks, email atau pesan instan.
Langkah 4: Anda juga dapat langsung mengirim email detail rapat melalui klien email pilihan Anda melalui aplikasi Zoom itu sendiri.
2. Untuk Perangkat Seluler
A. Memulai Pertemuan Zoom
Langkah 1: Buka aplikasi seluler Zoom dan masuk ke akun Anda.
Langkah 2: Ketuk ikon oranye “New Meeting” yang muncul di layar Anda.
Langkah 3: Edit pengaturan rapat sesuai dengan preferensi Anda (seperti menonaktifkan video untuk peserta, menggunakan ID Rapat Pribadi, dll.).
Setelah Anda selesai, ketuk tombol biru “Start A Meeting”.
B. Menambahkan Peserta
Langkah 1: Setelah rapat dimulai, ketuk ikon “Participant” pada bilah alat di bagian bawah layar Anda untuk menambah dan mengelola peserta.
Langkah 2: Di jendela Peserta yang terbuka, ketuk opsi “Invite” di kiri bawah.
Zoom sekarang akan memberi Anda opsi untuk membagikan detail rapat Anda melalui berbagai platform komunikasi. Ini termasuk berbagai aplikasi teks, email dan perpesanan pada ponsel cerdas Anda.
C. Cara Bergabung dengan Zoom Meeting
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk bergabung dengan rapat Zoom dengan cepat:
Catatan: Langkah yang sama berlaku untuk desktop dan ponsel Anda.
A. Bergabung Menggunakan Tautan Rapat
Jika Anda memiliki link rapat, cukup klik atau tempelkan ke browser web Anda untuk bergabung dengan rapat.
B. Bergabung Menggunakan ID Rapat
Langkah 1: Buka aplikasi Zoom dan klik ikon “join”.
Langkah 2: Tempel ID Rapat di kotak yang tersedia, tambahkan nama tampilan Anda untuk rapat dan klik tombol “Join”.
Anda sekarang siap untuk berkomunikasi dengan anggota tim Anda!
D. Bagaimana Menjadwalkan Rapat
Dengan jadwal yang padat, Anda dapat dengan mudah melupakan janji atau pertemuan yang akan datang.
Untungnya, Zoom memungkinkan Anda menjadwalkan rapat terlebih dahulu untuk menghindari hal ini!
Anda dapat menjadwalkan pertemuan dengan mengatur:
Tanggal dan waktunya
ID Rapat
Apakah itu membutuhkan kata sandi untuk bergabung atau tidak
Dan banyak lagi!
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menjadwalkan rapat di Zoom dengan mudah:
A. Untuk Desktop
Langkah 1: Untuk menjadwalkan rapat, buka aplikasi Zoom dan klik tombol “Jadwal” berwarna biru (terlihat seperti ikon kalender).
Langkah 2: Masukkan detail rapat di jendela pop-up Jadwal Rapat yang muncul.
Anda dapat mengatur tanggal dan waktu, privasi dan pengaturan aksesnya. Anda juga dapat memilih kalender pilihan Anda (antara iCal, Google Kalender atau lainnya) untuk menjadwalkan acara di kalender Anda.
Kiat Cepat: Menetapkan kata sandi rapat dapat membantu menghindari Zoombombing, yang terjadi ketika seseorang yang belum diundang ke rapat bergabung dan mengganggu rapat tersebut.
Langkah 3: Setelah Anda menyesuaikan preferensi, klik tombol “Jadwal” di kanan bawah layar.
B. Untuk Seluler
Langkah 1: Buka aplikasi Zoom.
Langkah 2: Buka beranda Meet & Chat dan klik tombol “Schedule”.
Langkah 3: Masukkan nama, tanggal dan waktu rapat, lalu klik “Done”.
Langkah 4: Zoom akan mengarahkan Anda atau membuka formulir lain untuk menambahkan acara ke kalender pilihan Anda. Masukkan detail seperti nama peserta dan setel notifikasi ke acara kalender Anda, lalu tap “Done”.
Anda sekarang telah menjadwalkan pertemuan Zoom!
E. Cara Merekam Rapat Zoom
Merekam rapat memungkinkan Anda dengan mudah menggunakannya sebagai referensi untuk mendokumentasikan semua yang didiskusikan. Ini terutama penting untuk tim jarak jauh yang menggunakan konferensi video Zoom sebagai mode komunikasi utama mereka.
Zoom memungkinkan Anda merekam rapat dengan mudah dan menyimpannya ke perangkat lokal Anda atau cloud Zoom. Dengan menyimpannya ke cloud Zoom, anggota tim Anda dapat mengaksesnya di berbagai platform dengan mudah.
Berikut cara merekam rapat Zoom:
A. Untuk Desktop
Langkah 1: Mulai rapat.
Langkah 2: Di toolbar Zoom, klik ikon “Record”.
Langkah 3: Pilih antara “Record on this Computer” atau “Record to the Cloud.”. Ini memulai perekaman.
Langkah 4: Klik “Pause / Stop Recording” untuk berhenti merekam rapat. Atau, Anda juga dapat mengakhiri rapat untuk berhenti merekamnya.
Langkah 5: Setelah Anda mengakhiri rapat, Zoom mengonversi rekaman ke format MP4 dan menyimpannya di lokasi pilihan Anda. Sekarang Anda dapat dengan mudah mengakses sesi rekaman Anda kapan pun Anda mau!
B. Untuk Seluler
Di perangkat seluler, Zoom memungkinkan Anda menyimpan rekaman rapat hanya ke Zoom Cloud. Berikut cara merekam
Zoom rapat dari ponsel Anda:
Langkah 1: Selama rapat, ketuk opsi “More” di bilah alat.
Langkah 2: Pilih fitur “Record to Cloud” untuk mulai merekam.
Langkah 3: Anda dapat menjeda atau menghentikan perekaman dengan mengklik tombol “More”.
Langkah 4: Setelah pertemuan, Anda dapat menemukan rekaman Anda di “My Recordings”. Anda dapat mengakses bagian ini dengan masuk ke akun Zoom Anda di browser web.
3. Fitur Tambahan Zoom (dan cara menggunakannya secara efektif)
Sekarang Anda tahu cara menggunakan Zoom Meetings.
Tetapi karena ada begitu banyak fitur, ini masih bisa sedikit berlebihan!
Jangan khawatir.
Berikut adalah tampilan mendetail pada tiga fitur Zoom tambahan dan cara menggunakannya secara efektif.
1. Screen Sharing
Zoom memungkinkan Anda berbagi layar dengan peserta rapat lainnya dengan mudah.
Ini memungkinkan Anda:
- Selenggarakan presentasi dan lokakarya virtual.
- Jelaskan proses secara detail.
- Tinjau dokumen kerja dan proyek bersama dengan tim Anda.
Untuk berbagi layar Anda, cukup klik ikon “Bagikan Layar” di toolbar.
Ini memungkinkan Anda berbagi:
- Aplikasi atau jendela tertentu.
- Papan tulis.
- Layar Apple iPhone / iPad (jika perangkat Anda mendukung ini).
Jika Anda menginginkan lebih banyak opsi berbagi layar, klik pada tab “Lanjutan” di bagian atas layar Anda.
Di sini, Anda dapat memilih untuk berbagi:
- Sebagian layar Anda atau seluruh layar.
- Hanya suara komputer Anda atau mikrofon Anda juga.
- Konten dari kamera kedua atau konten hanya dari layar Anda.
2. Zoom Telepon
Zoom Phone menggunakan Voice over Internet Protocol (VoIP) untuk membantu Anda melakukan panggilan Zoom melalui cloud. Ini serupa dengan panggilan dari nomor telepon, kecuali bahwa panggilan di sini dihosting melalui internet.
Zoom Phone hadir dengan banyak fitur tambahan untuk membuat pengalaman menelepon Anda mulus.
Ini termasuk:
- Integrasi dengan CRM seperti Salesforce.
- Konferensi panggilan dan delegasi.
- Rekaman panggilan dan fitur pesan suara.
Namun, Zoom Phone tidak tersedia dengan paket harga standar. Sebaliknya, Anda harus membayarnya secara terpisah. Harga mulai dari $ 10 / pengguna per bulan dan mengharuskan Anda memiliki setidaknya satu host berlisensi berbayar.
3. Ruang Zoom
Ruang Zoom pada dasarnya adalah ruang konferensi virtual di mana hanya anggota tertentu yang memiliki akses.
Anda dapat menggunakan ruangan ini untuk berbagai keperluan seperti:
- Konferensi video
- Konferensi audio
- Berbagi layar
Zoom Rooms menawarkan berbagai fitur, seperti:
- Berbagi dan konferensi dengan satu sentuhan.
- Gunakan hingga 12 papan tulis sekaligus.
- Papan tanda / tampilan digital di sekitar kantor.
Ini biasanya membutuhkan perangkat keras tambahan (beberapa webcam, konektor, monitor, dll.) Serta pertimbangan desain ruang konferensi. Seperti Telepon Zoom, Ruangan Zoom tidak tersedia dalam paket harga standar tetapi harus dibeli sebagai tambahan dengan $ 49 / kamar per bulan.
Harga Zoom
Zoom menawarkan empat paket harga berbeda untuk menyesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda:
- Dasar: Gratis – Selenggarakan hingga 100 peserta + pertemuan satu lawan satu tanpa batas + konferensi video + berbagi layar + rekaman lokal + penjadwalan melalui ekstensi Chrome.
- Pro: $ 14,99 / bulan per host – Termasuk semua fitur “Dasar” + laporan penggunaan + penyimpanan cloud 1 GB.
- Bisnis: $ 19,99 / bulan per host – Termasuk semua fitur “Pro” + mendukung hingga 300 peserta + dasbor admin.
- Perusahaan: $ 19,99 / bulan per host – Termasuk semua fitur “Bisnis” + mendukung hingga 500 peserta + penyimpanan cloud tak terbatas.
3 Tip Bonus Untuk Konferensi Video Zoom Efektif
Sebagian besar tim di kantor mungkin tidak terbiasa dengan konferensi video dan mengatasi tantangan tambahan yang ditimbulkannya.
Untuk membuat pengalaman Anda lebih nyaman, berikut tiga tip yang dapat membantu anggota tim melakukan rapat dan panggilan Zoom tanpa hambatan:
Tip # 1: Selalu Bisukan Mikrofon Anda Kecuali Berbicara
Pastikan untuk membisukan mikrofon Anda saat Anda tidak sedang berbicara.
Ini menghilangkan kebisingan latar belakang atau gangguan pada audio.
Untuk menonaktifkan mikrofon Anda, gunakan tombol mikrofon di kiri bawah toolbar Zoom yang muncul di layar rapat.
Alternatifnya, Anda dapat mengatur preferensi rapat Zoom untuk membisukan mikrofon Anda di awal setiap rapat secara otomatis.
Untuk menyuarakan diri Anda sendiri, gunakan tombol mikrofon atau tahan bilah spasi selama Anda berbicara. Aturan dasar ini memungkinkan pertemuan atau percakapan kelompok berjalan dengan lancar!
Untuk menghilangkan derau latar belakang yang lebih efisien, gunakan alat peredam bising seperti Krisp untuk meningkatkan kualitas audio Anda ke level berikutnya.
Tip # 2: Beri Tahu Peserta Sebelum Merekam Rapat
Sebelum Anda merekam konferensi audio atau video apa pun, pastikan bahwa semua peserta rapat:
- Sadarilah bahwa mereka sedang direkam.
- Telah mengizinkan Anda untuk merekamnya.
Anda bahkan dapat mengambil izin ini secara tertulis atau mencatatnya di awal rapat.
Mengapa?
Hal ini tidak hanya menjaga kesopanan umum, tetapi mungkin diperlukan oleh undang-undang dan peraturan persetujuan di banyak perusahaan dan wilayah.
Tip # 3: Pastikan Semuanya Bekerja dengan Benar Sebelum Memulai Rapat
Sangat umum konferensi video tertunda atau terputus karena hambatan teknis.
Untuk memastikan bahwa ini tidak terjadi, hidupkan perangkat Anda dan periksa apakah Zoom berfungsi dengan benar setidaknya 10-15 menit sebelum setiap rapat. Dan jika ada yang tidak beres, beri tahu penyelenggara rapat Anda paling awal (jika Anda adalah tuan rumah – beri tahu peserta tentang hal yang sama).
Saat melakukan pemeriksaan sebelum setiap rapat mungkin terasa melelahkan, jauh lebih baik daripada merasa malu atau kesal ketika terjadi kesalahan selama rapat Zoom Anda!
Simpulan
Sebagian besar tim di kantor telah berjuang untuk berkomunikasi secara efektif selama karantina virus Corona. Namun, menggunakan alat konferensi video yang tepat seperti Zoom dapat membantu Anda menjembatani sebagian besar celah dengan baik.
Cukup ikuti petunjuk dalam panduan Zoom ini dan Anda siap untuk mengadakan video call sendiri untuk mendiskusikan proyek, meninjau kinerja tim, dan terlibat dalam aktivitas membangun tim virtual!
Dan jika Zoom bukan alat yang tepat untuk Anda, Anda juga dapat melihat alat konferensi video lainnya, seperti Google Meet (sebelumnya disebut Hangouts) dan Microsoft Skype atau Teams.
