Pengertian Buku Besar, Macam-macam Buku Besar, Bagian, dan Aplikasi Gratis Buku Besar – Buku besar merupakan salah satu jenis rekaman keuangan yang biasa digunakan untuk melakukan pancatatan transaksi keuangan perusahaan. Buku besar membantu perusahaan dalam menyimpan dan mengatur informasi mengenai pemasukan, pengeluaran, dan saldo akun-akun perusahaan. Informasi yang tertulis dalam buku besar dapat digunakan untuk menerbitkan laporan keuangan, menentukan kondisi finansial perusahaan, dan membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Buku besar biasanya dikelola oleh akuntan atau profesional keuangan dan harus memenuhi standar akuntansi yang berlaku.
Manfaat buku besar
Ada beberapa manfaat utama dari penggunaan buku besar, di antaranya:
- Akuntabilitas: Buku besar membantu menjaga akuntabilitas perusahaan dengan mencatat semua transaksi keuangan secara sistematis dan teratur.
- Laporan Keuangan: Informasi dalam buku besar dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas, yang membantu menilai kondisi keuangan perusahaan.
- Analisis Keuangan: Buku besar membantu mengidentifikasi kecenderungan dan pola dalam transaksi keuangan perusahaan, membantu dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih baik.
- Pemantauan Keuangan: Buku besar membantu mengawasi kondisi keuangan perusahaan dengan memantau pengeluaran, pemasukan, dan saldo akun.
- Pengambilan Keputusan Bisnis: Informasi dalam buku besar dapat digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan bisnis dengan membandingkan pendapatan, pengeluaran, dan saldo akun dari periode sebelumnya.
- Persiapan Pajak: Buku besar membantu mempersiapkan laporan pajak dengan mencatat semua transaksi keuangan yang relevan dengan pajak.
- Keterbukaan dan Transparansi: Buku besar membantu menjaga keterbukaan dan transparansi perusahaan dengan memastikan bahwa semua transaksi keuangan dicatat dengan benar dan dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Cara Membuat Buku Besar di Excel
Berikut adalah beberapa langkah atau gambaran umum untuk membuat buku besar di Microsoft Excel:
- Buka Microsoft Excel: Buka Microsoft Excel dan buat sebuah workbook baru dengan memilih “File” dan kemudian “New”.
- Buat tabel buku besar: Buat tabel dengan menggunakan beberapa kolom untuk mencatat tanggal transaksi, deskripsi transaksi, pemasukan, pengeluaran, dan saldo.
- Masukkan data: Masukkan data transaksi keuangan Anda ke dalam tabel buku besar. Pastikan untuk menggunakan tanggal yang tepat untuk setiap transaksi dan menjelaskan deskripsi transaksi dengan jelas.
- Buat formula untuk menghitung saldo: Gunakan formula untuk menghitung saldo akun setiap kali Anda memasukkan transaksi baru. Formula ini biasanya menjumlahkan pemasukan dikurangi pengeluaran pada setiap baris.
- Format tabel: Format tabel buku besar sesuai keinginan Anda, seperti menambahkan warna, bingkai, dan font untuk membuatnya lebih mudah dibaca.
- Simpan buku besar: Setelah semua data telah dimasukkan dan tabel sudah diformat, simpan buku besar Anda dengan memilih “File” dan kemudian “Save”.
- Perbarui secara berkala: Pastikan untuk memperbarui buku besar secara berkala seiring dengan adanya transaksi keuangan baru.
Sebagai alternatif, Anda juga dapat menggunakan beberapa template buku besar yang tersedia secara gratis di internet dan menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda.
Link Download Contoh Buku Besar Excel
Anda bisa menemukan beberapa contoh buku besar di Microsoft Excel dengan mengunjungi situs web seperti Microsoft Office Templates atau Templates.office.com. Anda juga bisa menemukan contoh buku besar dalam format Excel di situs web seperti Vertex42.com, Smartsheet.com, dan TemplateLab.com.
Sebagai alternatif, Anda bisa mencari “template buku besar excel” di mesin pencari seperti Google dan mengunduh contoh yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pastikan untuk memperiksa sumber dan lisensi sebelum mengunduh file untuk memastikan bahwa Anda memiliki izin untuk menggunakan file tersebut.
Macam-macam Buku Besar dalam Akuntansi
Berikut adalah beberapa macam buku besar dalam akuntansi:
- Buku besar utama (General Ledger): Ini adalah buku besar utama yang mencatat semua transaksi keuangan dari berbagai akun lain seperti akun pemasukan, akun pengeluaran, dan akun pembiayaan.
- Buku besar kas (Cash Book): Ini adalah buku besar yang mencatat semua transaksi kas, termasuk pemasukan dan pengeluaran kas.
- Buku besar pembelian (Purchase Ledger): Ini adalah buku besar yang mencatat semua pembelian bahan baku dan barang dagangan.
- Buku besar penjualan (Sales Ledger): Ini adalah buku besar yang mencatat semua penjualan produk dan jasa.
- Buku besar pembayaran hutang (Payables Ledger): Ini adalah buku besar yang mencatat semua hutang yang harus dibayar oleh perusahaan.
- Buku besar piutang (Receivables Ledger): Ini adalah buku besar yang mencatat semua piutang yang harus diterima oleh perusahaan.
- Buku besar gaji (Payroll Ledger): Ini adalah buku besar yang mencatat semua gaji dan tunjangan karyawan.
- Buku besar aset tetap (Fixed Asset Ledger): Ini adalah buku besar yang mencatat semua aset tetap milik perusahaan, seperti tanah, bangunan, dan mesin.
Setiap buku besar memiliki tujuan dan fungsi yang berbeda dalam mencatat transaksi keuangan perusahaan dan membantu dalam proses pengambilan keputusan.
Bagian-bagian yang harus ada dalam buku besar utama (general ledger)
Berikut adalah bagian-bagian yang harus ada dalam buku besar utama (General Ledger):
- Nomor akun: Setiap transaksi harus dikaitkan dengan akun tertentu, seperti akun kas, akun piutang, akun penjualan, dll.
- Tanggal: Setiap transaksi harus dicatat dengan tanggal yang tepat.
- Keterangan: Setiap transaksi harus memiliki keterangan yang jelas dan deskriptif untuk membantu memahami apa yang terjadi.
- Debet: Setiap transaksi harus dicatat sebagai debet atau kredit untuk setiap akun tertentu.
- Kredit: Setiap transaksi harus dicatat sebagai debet atau kredit untuk setiap akun tertentu.
- Saldo: Setiap akun harus memiliki saldo yang tepat yang mencerminkan jumlah uang yang ada pada akun tersebut setelah setiap transaksi.
- Referensi: Setiap transaksi harus memiliki referensi yang membantu mencari dan memverifikasi transaksi tertentu.
Ini adalah bagian-bagian dasar yang harus ada dalam buku besar utama, tetapi beberapa buku besar mungkin memiliki informasi tambahan seperti nomor dokumen, nama pemasok atau pelanggan, dll. Yang penting adalah memastikan bahwa semua informasi yang dicatat dalam buku besar utama akurat dan mudah ditemukan dan diterima.
Bagian-bagian yang harus ada dalam buku besar kas (cash book)
Berikut adalah bagian-bagian yang harus ada dalam buku besar kas (Cash book):
- Nomor akun: Setiap transaksi harus dikaitkan dengan akun tertentu, seperti akun kas, akun pemasukan, akun pengeluaran, dll.
- Tanggal: Setiap transaksi harus dicatat dengan tanggal yang tepat.
- Keterangan: Setiap transaksi harus memiliki keterangan yang jelas dan deskriptif untuk membantu memahami apa yang terjadi.
- Pemasukan: Setiap transaksi pemasukan kas harus dicatat dalam buku besar kas.
- Pengeluaran: Setiap transaksi pengeluaran kas harus dicatat dalam buku besar kas.
- Saldo kas: Setiap transaksi harus mempengaruhi saldo kas yang tepat dan harus dicatat dalam buku besar kas.
- Referensi: Setiap transaksi harus memiliki referensi yang membantu mencari dan memverifikasi transaksi tertentu.
Ini adalah bagian-bagian dasar yang harus ada dalam buku besar kas, tetapi beberapa buku besar kas mungkin memiliki informasi tambahan seperti nomor dokumen, nama pemasok atau pelanggan, dll. Yang penting adalah memastikan bahwa semua informasi yang dicatat dalam buku besar kas akurat dan mudah ditemukan dan diterima.
Bagian-bagian yang harus ada dalam Buku besar pembelian (Purchase Ledger)
Berikut adalah bagian-bagian yang harus ada dalam buku besar pembelian (Purchase Ledger):
- Nomor akun: Setiap transaksi harus dikaitkan dengan akun tertentu, seperti akun pembelian, akun hutang, akun pemasok, dll.
- Tanggal: Setiap transaksi harus dicatat dengan tanggal yang tepat.
- Keterangan: Setiap transaksi harus memiliki keterangan yang jelas dan deskriptif untuk membantu memahami apa yang terjadi.
- Pembelian: Setiap transaksi pembelian harus dicatat dalam buku besar pembelian.
- Pembayaran: Setiap transaksi pembayaran harus dicatat dalam buku besar pembelian.
- Saldo hutang: Setiap transaksi harus mempengaruhi saldo hutang yang tepat dan harus dicatat dalam buku besar pembelian.
- Referensi: Setiap transaksi harus memiliki referensi yang membantu mencari dan memverifikasi transaksi tertentu.
Ini adalah bagian-bagian dasar yang harus ada dalam buku besar pembelian, tetapi beberapa buku besar pembelian mungkin memiliki informasi tambahan seperti nomor faktur, nama pemasok, dll. Yang penting adalah memastikan bahwa semua informasi yang dicatat dalam buku besar pembelian akurat dan mudah ditemukan dan diterima.
Bagian-bagian dalam buku besar penjualan (sales ledger)
Berikut adalah bagian-bagian yang harus ada dalam buku besar penjualan (Sales Ledger):
- Nomor akun: Setiap transaksi harus dikaitkan dengan akun tertentu, seperti akun penjualan, akun piutang, akun pelanggan, dll.
- Tanggal: Setiap transaksi harus dicatat dengan tanggal yang tepat.
- Keterangan: Setiap transaksi harus memiliki keterangan yang jelas dan deskriptif untuk membantu memahami apa yang terjadi.
- Penjualan: Setiap transaksi penjualan harus dicatat dalam buku besar penjualan.
- Pembayaran: Setiap transaksi pembayaran harus dicatat dalam buku besar penjualan.
- Saldo piutang: Setiap transaksi harus mempengaruhi saldo piutang yang tepat dan harus dicatat dalam buku besar penjualan.
- Referensi: Setiap transaksi harus memiliki referensi yang membantu mencari dan memverifikasi transaksi tertentu.
Ini adalah bagian-bagian dasar yang harus ada dalam buku besar penjualan, tetapi beberapa buku besar penjualan mungkin memiliki informasi tambahan seperti nomor faktur, nama pelanggan, dll. Yang penting adalah memastikan bahwa semua informasi yang dicatat dalam buku besar penjualan akurat dan mudah ditemukan dan diterima.
Bagian-bagian dalam buku besar pembayaran hutang (payables ledger)
Berikut adalah bagian-bagian yang harus ada dalam buku besar pembayaran hutang (Payables Ledger):
- Nomor akun: Setiap transaksi harus dikaitkan dengan akun tertentu, seperti akun hutang, akun pemasok, akun kas, dll.
- Tanggal: Setiap transaksi harus dicatat dengan tanggal yang tepat.
- Keterangan: Setiap transaksi harus memiliki keterangan yang jelas dan deskriptif untuk membantu memahami apa yang terjadi.
- Pembelian: Setiap transaksi pembelian harus dicatat dalam buku besar pembayaran hutang.
- Pembayaran: Setiap transaksi pembayaran harus dicatat dalam buku besar pembayaran hutang.
- Saldo hutang: Setiap transaksi harus mempengaruhi saldo hutang yang tepat dan harus dicatat dalam buku besar pembayaran hutang.
- Referensi: Setiap transaksi harus memiliki referensi yang membantu mencari dan memverifikasi transaksi tertentu.
Ini adalah bagian-bagian dasar yang harus ada dalam buku besar pembayaran hutang, tetapi beberapa buku besar pembayaran hutang mungkin memiliki informasi tambahan seperti nomor faktur, nama pemasok, dll. Yang penting adalah memastikan bahwa semua informasi yang dicatat dalam buku besar pembayaran hutang akurat dan mudah ditemukan dan diterima.
Bagian-bagian dalam Buku besar pembelian (Purchase Ledger)
Berikut adalah bagian-bagian yang harus ada dalam buku besar pembelian (Purchase Ledger):
- Nomor akun: Setiap transaksi harus dikaitkan dengan akun tertentu, seperti akun pembelian, akun hutang, akun kas, dll.
- Tanggal: Setiap transaksi harus dicatat dengan tanggal yang tepat.
- Keterangan: Setiap transaksi harus memiliki keterangan yang jelas dan deskriptif untuk membantu memahami apa yang terjadi.
- Pembelian: Setiap transaksi pembelian harus dicatat dalam buku besar pembelian.
- Pembayaran: Setiap transaksi pembayaran harus dicatat dalam buku besar pembelian.
- Saldo hutang: Setiap transaksi harus mempengaruhi saldo hutang yang tepat dan harus dicatat dalam buku besar pembelian.
- Referensi: Setiap transaksi harus memiliki referensi yang membantu mencari dan memverifikasi transaksi tertentu.
Ini adalah bagian-bagian dasar yang harus ada dalam buku besar pembelian, tetapi beberapa buku besar pembelian mungkin memiliki informasi tambahan seperti nomor faktur, nama pemasok, dll. Yang penting adalah memastikan bahwa semua informasi yang dicatat dalam buku besar pembelian akurat dan mudah ditemukan dan diterima.
Bagian-bagian dalam Buku besar piutang (Receivables Ledger)
Berikut adalah bagian-bagian yang harus ada dalam buku besar piutang (Receivables Ledger):
- Nomor akun: Setiap transaksi harus dikaitkan dengan akun tertentu, seperti akun penjualan, akun piutang, akun kas, dll.
- Tanggal: Setiap transaksi harus dicatat dengan tanggal yang tepat.
- Keterangan: Setiap transaksi harus memiliki keterangan yang jelas dan deskriptif untuk membantu memahami apa yang terjadi.
- Penjualan: Setiap transaksi penjualan harus dicatat dalam buku besar piutang.
- Pembayaran: Setiap transaksi pembayaran harus dicatat dalam buku besar piutang.
- Saldo piutang: Setiap transaksi harus mempengaruhi saldo piutang yang tepat dan harus dicatat dalam buku besar piutang.
- Referensi: Setiap transaksi harus memiliki referensi yang membantu mencari dan memverifikasi transaksi tertentu.
Ini adalah bagian-bagian dasar yang harus ada dalam buku besar piutang, tetapi beberapa buku besar piutang mungkin memiliki informasi tambahan seperti nomor faktur, nama pelanggan, dll. Yang penting adalah memastikan bahwa semua informasi yang dicatat dalam buku besar piutang akurat dan mudah ditemukan dan diterima.
Bagian-bagian dalam Buku besar gaji (Payroll Ledger)
Berikut adalah bagian-bagian yang harus ada dalam buku besar gaji (Payroll Ledger):
- Nomor akun: Setiap transaksi harus dikaitkan dengan akun tertentu, seperti akun gaji, akun pajak, akun kas, dll.
- Tanggal: Setiap transaksi harus dicatat dengan tanggal yang tepat.
- Nama karyawan: Setiap transaksi harus dicatat dengan nama karyawan yang benar dan memiliki informasi kontak yang sesuai.
- Gaji kasar: Setiap transaksi gaji harus mencakup jumlah gaji kasar yang diterima oleh karyawan.
- Potongan pajak: Setiap potongan pajak harus dicatat dalam buku besar gaji.
- Potongan lain: Setiap potongan lain, seperti potongan perusahaan, potongan gaji pokok, dll., harus dicatat dalam buku besar gaji.
- Gaji bersih: Setiap transaksi gaji harus mencakup jumlah gaji bersih yang diterima oleh karyawan.
- Referensi: Setiap transaksi harus memiliki referensi yang membantu mencari dan memverifikasi transaksi tertentu.
Ini adalah bagian-bagian dasar yang harus ada dalam buku besar gaji, tetapi beberapa buku besar gaji mungkin memiliki informasi tambahan seperti nomor faktur, jumlah jam kerja, dll. Yang penting adalah memastikan bahwa semua informasi yang dicatat dalam buku besar gaji akurat dan mudah ditemukan dan diterima.
Bagian-bagian dalam Buku besar aset tetap (Fixed Asset Ledger)
Berikut adalah bagian-bagian yang harus ada dalam buku besar aset tetap (Fixed Asset Ledger):
- Nomor akun: Setiap transaksi harus dikaitkan dengan akun tertentu, seperti akun aset tetap, akun pembelian, akun depresiasi, dll.
- Tanggal: Setiap transaksi harus dicatat dengan tanggal yang tepat.
- Nama aset: Setiap transaksi harus dicatat dengan nama aset yang benar dan memiliki informasi kontak yang sesuai.
- Harga beli: Setiap transaksi harus mencakup harga beli aset tetap.
- Metode depresiasi: Setiap transaksi harus mencakup metode depresiasi yang digunakan untuk menghitung jumlah depresiasi aset tetap.
- Jumlah depresiasi: Setiap transaksi harus mencakup jumlah depresiasi yang diperhitungkan untuk setiap periode akuntansi.
- Nilai buku: Setiap transaksi harus mencakup nilai buku aset tetap setelah dikurangi dengan jumlah depresiasi.
- Referensi: Setiap transaksi harus memiliki referensi yang membantu mencari dan memverifikasi transaksi tertentu.
Ini adalah bagian-bagian dasar yang harus ada dalam buku besar aset tetap, tetapi beberapa buku besar aset tetap mungkin memiliki informasi tambahan seperti jenis aset, lokasi, dll. Yang penting adalah memastikan bahwa semua informasi yang dicatat dalam buku besar aset tetap akurat dan mudah ditemukan dan diterima.
Daftar aplikasi gratis untuk membuat buku besar
Berikut adalah beberapa aplikasi gratis untuk membuat buku besar:
Baca Juga: 5 Aplikasi Buku Besar dan Laporan Keuangan Gratis dan Cara Menggunakannya
- GnuCash: Ini adalah aplikasi akuntansi open source yang memungkinkan pengguna membuat buku besar, mengelola keuangan pribadi, dan melacak pengeluaran dan pendapatan.
- Wave: Ini adalah aplikasi akuntansi gratis yang dirancang khusus untuk UKM. Ini memungkinkan pengguna membuat buku besar, mengelola faktur, dan melacak pembayaran dan pendapatan.
- Zoho Books: Ini adalah aplikasi akuntansi gratis yang memungkinkan pengguna membuat buku besar, mengelola faktur, dan melacak pembayaran dan pendapatan.
- NCH Express Accounts: Ini adalah aplikasi akuntansi gratis yang memungkinkan pengguna membuat buku besar dan mengelola keuangan bisnis mereka.
- Manager.IO: Ini adalah aplikasi akuntansi open source yang memungkinkan pengguna membuat buku besar, mengelola faktur, dan melacak pembayaran dan pendapatan.
Ini hanya beberapa aplikasi gratis untuk membuat buku besar. Ada banyak pilihan lain yang tersedia di internet, dan sebaiknya membandingkan fitur dan kebutuhan masing-masing aplikasi sebelum memutuskan untuk menggunakan yang cocok.
